ビジネスホンでIVRを使いたい！おすすめ中古4機種と導入費用をプロが解説

目次

はじめに

先日、社員4名の小さな会社を経営されている方から「電話対応に追われて本業ができない」というご相談をいただきました。
「IVRって聞いたことあるけど、うちみたいな小さい会社には関係ない話でしょ？」というお気持ちも、最初はあったようです。

でも実は、IVRはいま零細企業にも広がっているんです。
「IVR」という機能が、電話取次の課題を解決する一つの方法になるかもしれません。

この記事は、次のような疑問や心配をお持ちの方に役立てていただける内容です。


今回は、小規模企業でも使いやすい、簡易・機能限定的なIVRを中心に解説していきます。

IVRとは？自動応答システムをざっくり解説

IVR（アイブイアール）とは、電話の自動応答システムのことです。
通常、電話がかかってくると「人」が出ますが、IVRの場合は「システム」が電話に出ます。

あらかじめ設定したガイダンス音声を流すことで、発信者が希望する窓口や部署へダイレクトにつなぐことができます。
電話の取次業務や、定型的な説明をシステムが代わりに行うことで、業務効率化が実現できます。

かつてはコールセンターや大企業向けの仕組みでしたが、ビジネスホンの高機能化により、中小企業でも手軽に導入できるようになりました。
働き方改革が進む今、注目が高まっている機能です。

最近では、社員が5名以下の零細企業でも導入を決定するケースが増えています。
人手不足が社会問題として広く認知されるにつれ、「機械音声応答はお客様に失礼」という概念も薄れてきているようです。

使い方も多様になってきました。
総合窓口的な使い方だけでなく、広告と組み合わせて専用番号を設け、かかってきた電話をそのままIVRに流してガイダンスを流す、という活用をしている会社も増えています。

IVRを動かす2つの設定｜ガイダンスとシナリオ

IVRの基本設定は、「ガイダンス」と「シナリオ」の2つです。
この2つさえ押さえておけば、IVRの全体像がつかめます。

ガイダンスとは、IVR用に録音した音声のことです。
着信側が発信者に伝えたいメッセージや、ボタン操作の案内などを登録します。

シナリオとは、ボタン操作とガイダンスを組み合わせた設計のことです。
「1番を押したら営業部へ」「2番を押したらサポートへ」といった流れを設計します。

この2つの組み合わせだけで、基本的なIVRの設計と運用を始めることができます。

「IVRは難しそう」というイメージがありますが、実際は手軽に始めることができます。
人手が足りない小規模企業こそ、ぜひ導入を検討してみてほしい機能です。

IVRの導入方法は3つ！費用もざっくり比較

IVRを導入する方法は、大きく3つあります。

一つ目は「ビジネスホン」です。
社内に機器を設置するタイプで、ビジネスホンに慣れている方には扱いやすく、他の社内電話機器とも連携しやすいのが特徴です。
対応していない機種もあるため、事前に確認が必要です。

二つ目は「IVR専用機器」です。
最も高機能で複雑な設定ができる反面、3つの中で最も初期コストがかかります。
ビジネスホンとの直接連携はできない点にも注意が必要です。

三つ目は「クラウドIVR」です。
機器が不要で初期コストを抑えられ、クラウドサービスとの連携にも対応しています。
ただし月額コストが継続的に発生します。

費用の目安（税抜）は以下のとおりです。


IVR導入コストは「削減できる人件費」で考える

IVRのコストを考えるとき、最も重要なのは「人件費をどれほど削減できるか」という視点です。
IVRを活用することで人件費が削減できるのは確かですが、IVRに向いていること・向いていないことがあります。

向いていない内容をシステムに任せてしまうと、顧客満足度が大幅に下がることもあります。
「ここはシステムでいい」「ここは人が対応すべき」をしっかり整理してから導入しましょう。

IVR対応ビジネスホン4機種を徹底比較

「どの機種を選べばいいかわからない」という声は本当に多いです。
配線プロッタがおすすめするビジネスホンのIVR機能を、4機種で比較しました。


各機種の特徴を次のセクションで詳しくご紹介します。

【画像挿入おすすめポイント】
4機種比較表（メーカー・シリーズ・IVR機能・シナリオ階層・カスタマイズ・世代）

各機種のIVR機能をくわしく解説

SAXA PLATIA SAXAのPLATIAは、簡易IVR機能をオプションなしの標準機能として利用できます。
シナリオは最大8階層まで設定でき、一般的なオフィスでの利用には十分な機能があります。

追加機器が不要なぶんコストが抑えられ、シンプルにIVRを導入したい方に最も適した機種です。

NTT αA1 NTTのαA1は、オプション機器が必要になりますが、4機種の中で最もわかりやすい操作性が特徴です。
シナリオ設定の一部をユーザー自身が変更できる点も大きな強みです。

「IVRの内容を頻繁に変えたい」「設定変更のたびに費用をかけたくない」という方には、特にオススメの機種です。

NAKAYO/日立 Si NYC-Si / ET-Siは、ボイスメモユニットというオプションを追加することでIVR機能が使えるようになります。
シナリオの階層は最大3階層のため、深い設計を考えている場合は他機種を検討するとよいでしょう。

現在すでにSiをお使いの場合は、ユニットを追加するだけでIVRを後付けできます。
最新機種のNYC-X / integral Xでも同様に利用可能です。

NEC AspireWX NECのAspireWXは、ボイスメールの付属機能であるVRS機能を活用したIVRが標準機能として付属しています。
高度な設定ができる反面、構成によっては追加ユニットや追加ライセンスが必要なケースもあり、設定費も高額になりがちです。

「シンプルなIVRをコスパよく導入したい」という場合は、別機種の方が合っているかもしれません。

シンプルかつコスパ重視ならSAXA PLATIAがおすすめです。
最もシンプルな構成では機器費用が不要で、設定費用のみで導入できます。

IVR導入の前に準備すること3つ

IVRを導入するには、機器の準備以外に3つの作業が必要です。
「機器を買えばすぐ使える」というわけではないので、事前に把握しておきましょう。

まず「シナリオの設計」です。
自社でどのような流れにするかを事前に決めておきましょう。
シンプルな流れから始めると、運用もスムーズになります。

次に「音声の吹込み」です。
シナリオの段落ごとにガイダンス用の音声を録音します。
最初は社内のメンバーで吹き込んでみるのがオススメです。

最後に「設定工事」です。
IVRの導入には機器の設置だけでなく、専門的な設定作業が必要になります。
通常のデータ設定工事よりも難易度が高く、費用も高くなる傾向があります。

まとめ

中古ビジネスホンのIVR機能と、おすすめ4機種について解説してみました。
「IVRは大企業のもの」というイメージを持っていた方も、少し身近に感じていただけたかもしれません。

IVRは確実に人手を減らせる仕組みの一つですが、自社に合ったシナリオ設計と機種選びが大切です。
中古ビジネスホンのIVR機能をうまく活用して、コストパフォーマンスよく業務効率化を進めてみてください。

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